GuestlistOnline
vs Whova
Eine vollständige Konferenzplattform mit Angebotspreisen im Vergleich zu einer Self-Service-Gästeliste mit selbst wählbaren Preisen.
Whova ist eine vollständige Konferenzplattform — Teilnehmer-App, Registrierung, Badges, ein Self-Check-in-Kiosk, Speaker, Aussteller und Streaming — mit Preisen ausschließlich auf Anfrage und ohne kostenlosen Plan für Veranstalter; das Nächste an einer Testphase ist ein 20-minütiges Demo-Gespräch. Schätzungen Dritter, nicht von Whova veröffentlicht, setzen die Preise pro Event zwischen $500 und $1.000 (nunify) bis $2.000 bis $15.000+ (aitoolsbakery, ohne Quellenangabe) an. Zusätzlich zu diesem Angebot berechnet Whova 3% + $0,99 pro bezahltem Ticket, wobei die Stripe-Zahlungsabwicklung extra kommt, und dieser Satz gilt nicht für kostenlose Tickets. Was nicht veröffentlicht ist: White-Label-Branding, EU-Hosting, oder ob die Check-in-App für Veranstalter ohne Signal funktioniert — nur dass die Teilnehmer-App eigene Inhalte offline zwischenspeichert. GuestlistOnline veröffentlicht jeden Preis ab €0, hostet in der EU, checkt Gäste komplett ohne Signal ein und gibt Promotern Links mit Provision.
Funktionsvergleich
Ein ehrlicher Blick darauf, wie sich die beiden Plattformen unterscheiden.
| Funktion | GuestlistOnline | Whova |
|---|---|---|
| Costs & payouts | ||
| Kostenloser Plan | Kostenlos: 1 Event, 50 Gäste, Gästeliste, RSVP-Seite und manueller Check-in, keine Kreditkarte nötig | Keiner. Es gibt keinen kostenlosen Plan für Veranstalter; das Nächste an einer Testphase ist ein 20-minütiges Demo-Gespräch |
| Einstiegspreis | €0 kostenlos, €19,99 für ein einzelnes Event, €29/Monat oder €249/Jahr bei Pro | Nicht veröffentlicht. Die Preisgestaltung erfolgt ausschließlich auf Anfrage pro Event, mit Paketen für mehrere Events. Schätzungen Dritter, nicht von Whova veröffentlicht: $500–$1.000 pro Event (nunify, Aug. 2026) bis $2.000–$15.000+ (aitoolsbakery, Sep. 2026, ohne Quellenangabe); Zusatzfunktionen wie Dokument-Upload werden mit bis zu $2.000 angegeben (LineUpr, Apr. 2026) |
| Gebühr pro bezahltem Ticket | 5% + €0,25 pro Ticket in der Ticketwährung, Zahlungsabwicklung inklusive | 3% + $0,99 pro bezahltem Ticket, erhöht von 2,5% + $0,99 im Jahr 2023; der Veranstalter kann die Gebühr selbst tragen oder pro Tickettyp weitergeben; die Stripe-Zahlungsabwicklung wird separat berechnet, rund 2,9–3,4% + $0,30 |
| Kostenlose Tickets und kostenlose Events | Keine Gebühren bei kostenlosen Events, in jedem Plan, auch im kostenlosen | Whovas Satz von 3% + $0,99 gilt nicht für kostenlose Tickets — aber es gibt keinen kostenlosen Plan für Veranstalter, um ein solches Event überhaupt zu betreiben, da die Plattformlizenz selbst nur auf Anfrage erhältlich ist |
| Zahlungen und Auszahlungen | Auszahlungen an Ihr eigenes Stripe-Connect-Konto, sobald Tickets verkauft werden | Nur Stripe, über Ihr eigenes Stripe-Connect-Konto oder Whova Payout, mit Auszahlungen in 39 Ländern; Rückerstattungen werden vom Veranstalter in Stripe abgewickelt |
| Guest list & RSVP | ||
| Gästeimport und -synchronisierung | CSV-Import mit Namen, E-Mail-Adressen und zugeordneten Spalten | Tabellenimport über eine Vorlage — erneutes Hochladen fügt Zeilen hinzu, statt sie zu ersetzen — plus Synchronisierung mit Eventbrite, Cvent, RegFox, Constant Contact oder Zapier, mit Untersegmenten und individuellen Feldern wie Ernährungsanforderungen |
| Individuelle Fragen und Registrierung | Individuelle Fragen auf der Registrierungsseite | Individuelle Fragen mit bedingten Folgefragen, Tickettypen, Frühbucherpreisen, Zusatzoptionen, Rabattcodes, Gruppentickets, Tickets nur auf Einladung, einem Registrierungs-Widget und Erinnerungen bei abgebrochener Registrierung; ob freigabepflichtige Tickets existieren, ist nicht veröffentlicht |
| Begleitpersonen | Begleitpersonen mit Namen und eigenem Wortlaut auf der Registrierungsseite | Kein eigenes Feld für Begleitpersonen — zusätzliche Gäste laufen über Gruppentickets, und spontane Gäste benötigen einen Einladungscode |
| Warteliste | Kapazitätslimit, das die Registrierung bei Erreichen schließt, plus Gästefreigabe | Kapazität und Warteliste auf Session-Ebene sind dokumentiert; ob eine Warteliste auf Ticket-Ebene existiert, ist nicht veröffentlicht |
| Promoter-Tracking | Promoter-Links mit Provisionen und Reporting pro Promoter | Campaign Link Tracking zählt Registrierungen pro Link, aber Whova zahlt keine Provisionen |
| Check-in & door | ||
| Offline-Check-in | PWA-Scanner für iOS und Android, ohne App Store installierbar, scannt ohne Signal und synchronisiert danach | Ob die Check-in-App für Veranstalter ohne Signal funktioniert, ist nicht veröffentlicht — nur, dass die Teilnehmer-App eigene Inhalte offline zwischenspeichert; ein Capterra-Rezensent (Apr. 2026) bezeichnete die Admin-App als „nutzlos für alles außer dem Einchecken“ |
| Check-in-Methoden und Kiosk | QR-Scan von jedem Telefon; kein Kiosk oder Badge-Druck | QR über die Teilnehmer-App oder ein gedrucktes Badge, Namenssuche, ein Self-Check-in-iPad-Kiosk mit automatischem Badge-Druck, 17 Badge-Vorlagen und Self-Check-in auf Session-Ebene |
| Badge-Druck | Nicht angeboten | Am Kiosk gedruckte Badges mit 17 Vorlagen, Teil des Standard-Check-in-Ablaufs |
| Team-Zugriff und Admin-Rollen | 6 Rollen, bis zu 5 Teammitglieder bei Per Event und 50 bei Pro | Nicht veröffentlicht: Wie viele Admin-Plätze Whova erlaubt oder ob sich Admin-Berechtigungen nach Rolle unterscheiden, ist nirgendwo dokumentiert, das wir überprüfen konnten |
| Branding & communication | ||
| Branding und White-Label | Individuelles Branding ab Per Event (€19,99); vollständiges White-Label bei Enterprise | Farben, Logo und Banner auf einem gebrandeten Event-URL-Slug, aber Whova stellt ausdrücklich klar, dass die App nicht White-Label ist — jedes Event läuft innerhalb der gemeinsamen Whova-App, und eine eigene Domain ist nicht veröffentlicht |
| Kommunikation | E-Mail-Einladungen, Erinnerungen und Vorlagen — keine SMS-Massenversände | E-Mail-Ankündigungen, Push-Benachrichtigungen, In-App-Kommunikation, ein Community-Board, Umfragen und Befragungen; SMS wird auf der Funktionsseite gelistet, aber nicht dokumentiert |
| Platform | ||
| Sprachen | 7 Sprachen im Dashboard, in den E-Mails und auf den Registrierungsseiten | Event-Inhalte können in jeder Sprache verfasst werden, aber integrierte Abschnittstitel gibt es nur auf Englisch, und die App-Oberfläche selbst ist auf Englisch, Französisch und Chinesisch verfügbar |
| Datenstandort | Gehostet in der EU, DSGVO-konform | SOC-2-Type-2- und EU-US-Data-Privacy-Framework-zertifiziert, PCI-Konformität über Stripe — aber Server und alle Unterauftragsverarbeiter befinden sich in den USA, ohne Option für EU-Datenstandort |
| API und Integrationen | REST-API und Webhooks bei Enterprise | Synchronisiert mit Eventbrite, Cvent, RegFox, Constant Contact, Zapier, HubSpot, Zoom und Teams; eine öffentliche API oder Webhooks sind nicht veröffentlicht |
| Export | CSV-Export von Gästen, RSVPs, Antworten und Check-in-Status | Exportiert die Teilnehmerliste, Registrierungsdaten und einen über 50-seitigen Bericht |
| Am besten geeignet für | Veranstalter, Locations, Clubs und kleine Teams, die eine Gästeliste, Tickets und Türeinlass ohne Beschaffungsprozess brauchen | Mehrtägige Konferenzen, Verbands- und akademische Veranstaltungen mit 200+ Teilnehmern, bei denen Networking, Agenda, Speaker, Sponsoren und eine Teilnehmer-App wichtig sind |
Fakten geprüft am 2026-09-17. Die Quellen sind am Ende dieser Seite aufgeführt.
Was jede Plattform kostet
GuestlistOnline
- Free — €01 event, 50 guests, guest list, RSVP page, manual check-in
- Per Event — €19.99 one-offUnlimited guests for one event, QR check-in, templates, branding, gift fund, 5 team members
- Pro — €29/month or €249/yearUnlimited events and guests, analytics, organisation settings, 50 team members, 7-day trial
- Enterprise — CustomWhite-label, API and webhooks, dedicated support and SLA
Free events: no fees. Paid tickets: 5% + 0.25 per ticket in the ticket currency, payment processing included.
Whova
- Per-event licence — Nur auf AnfrageRegistrierung, Website, Teilnehmer-App, Check-in und Badging, Preise auf Anfrage; Pakete für mehrere Events verfügbar
Keine veröffentlichten Preise. Schätzungen Dritter, nicht von Whova veröffentlicht: $500–$1.000 pro Event (nunify, Aug. 2026) bis $2.000–$15.000+ (aitoolsbakery, Sep. 2026, ohne Quellenangabe); Zusatzfunktionen wie Dokument-Upload werden mit bis zu $2.000 angegeben (LineUpr, Apr. 2026). Kein kostenloser Plan für Veranstalter — das Nächste an einer Testphase ist ein 20-minütiges Demo-Gespräch.
Was Sie zahlen bei 200 × $25 Tickets ($5,000 brutto)
Whovas Gebühr von 3% + $0,99 pro Ticket ist getrennt von der eigenen Plattformpreisgestaltung, die pro Event nur auf Anfrage erfolgt; Schätzungen Dritter, nicht von Whova veröffentlicht, setzen diese bei $500–$1.000 pro Event (nunify, Aug. 2026) bis $2.000–$15.000+ (aitoolsbakery, Sep. 2026, ohne Quellenangabe) an.
Geht von einem Ticket pro Bestellung und keinen Unterschieden bei der Mehrwertsteuer aus. Beide Plattformen berechnen nichts auf kostenlose Tickets.
Was sie unterscheidet
Die Details, die bei der Wahl zwischen den beiden zählen.
Lizenz nur auf Anfrage vs. veröffentlichter Satz
Whova veröffentlicht keinen Preis für die Plattform selbst — jedes Event wird individuell per Angebot kalkuliert, mit Paketen für mehrere Events obendrauf. Die einzigen öffentlichen Zahlen sind Schätzungen Dritter, nicht von Whova veröffentlicht: nunify setzt $500–$1.000 pro Event an, aitoolsbakery (ohne Quellenangabe) $2.000–$15.000+, und LineUpr berichtet von Zusatzfunktionen wie Dokument-Upload mit bis zu $2.000. GuestlistOnline ist kostenlos für ein Event mit 50 Gästen, €19,99 für ein einzelnes Event, und €29 im Monat oder €249 im Jahr für unbegrenzte Events, alles veröffentlicht und per Karte buchbar.
Wo Whova gewinnt: der vollständige Konferenz-Stack
Whova ist eine Konferenzplattform, kein Gästelisten-Tool, und das merkt man: eine Teilnehmer-App mit Agenda, Matchmaking, einem Community-Board, Q&A und Gamification (Capterra 4,8, 2.487 Bewertungen), ein Self-Check-in-iPad-Kiosk mit automatischem Badge-Druck über 17 Vorlagen, Speaker- und Ausstellerverwaltung sowie Synchronisierung mit Eventbrite, Cvent, RegFox, Constant Contact und Zapier. GuestlistOnline hat nichts davon — keine Teilnehmer-App, keinen Kiosk, keinen Badge-Druck, keine Aussteller-Tools.
Wo GuestlistOnline gewinnt: Self-Service, EU-Hosting und Promoter-Provisionen
Whova kann man heute nicht ohne ein Verkaufsgespräch kaufen, und der Lizenzpreis taucht nirgendwo öffentlich auf. GuestlistOnline nimmt eine Karte entgegen und öffnet die Registrierung noch am selben Nachmittag, hostet in der EU gegenüber Whovas rein US-basierten Servern, läuft in 7 Sprachen gegenüber Abschnittstiteln, die Englisch bleiben, und gibt jedem Promoter einen Link, der eine Provision berechnet — etwas, das Whovas Campaign Link Tracking zwar zählt, aber nie auszahlt.
Branding und Offline-Check-in: auf Whova-Seite beides nicht dokumentiert
Whova stellt unmissverständlich klar, dass es nicht White-Label ist — jedes Event läuft innerhalb der gemeinsamen Whova-App mit einem gebrandeten URL-Slug, und eine eigene Domain ist nicht veröffentlicht. Auch die eigene Offline-Geschichte ist dünn: Nur für die Teilnehmer-App ist bestätigt, dass sie Inhalte offline zwischenspeichert, und ob das Check-in-Tool für Veranstalter selbst ohne Signal funktioniert, ist nicht veröffentlicht. GuestlistOnline bietet vollständiges White-Label bei Enterprise und einen PWA-Scanner, der bestätigt auf jedem Telefon ganz ohne Signal funktioniert.
Wann Whova die bessere Wahl ist
Wenn Sie mehrtägige Konferenzen, Verbandstreffen oder akademische Veranstaltungen veranstalten, bei denen eine Teilnehmer-App, Speaker-Verwaltung und Badging vor Ort wichtig sind, ist Whova genau dafür gemacht.
- Mehrtägige Konferenzen, Verbände, Universitäten oder Firmenevents mit 200+ Teilnehmern
- Sie brauchen eine Teilnehmer-App mit Agenda, Matchmaking, einem Community-Board und Gamification
- Badge-Druck, ein Self-Check-in-Kiosk und Check-in auf Session-Ebene am Einlass
- Ein Budget, das eine Lizenz nur auf Anfrage plus 3% + $0,99 pro bezahltem Ticket verkraftet
Wechsel von Whova
Whova exportiert die Teilnehmerliste, Registrierungsdaten und einen über 50-seitigen Bericht; für einen programmatischen Abruf ist keine öffentliche API veröffentlicht. Exportieren Sie die Datei und importieren Sie sie in GuestlistOnline, wobei Sie Namen, E-Mail-Adressen und alle Registrierungsantworten zuordnen, die Sie behalten möchten.
Was übernommen wird
- Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer aus dem Export
- Registrierungstyp und die Antworten, die Sie beim Import zuordnen
- Check-in-Status, als exportierter Nachweis darüber, wer erschienen ist
What doesn't
- Die Teilnehmer-App: Agenda, Matchmaking, Community-Board, Q&A und Gamification
- Badge-Vorlagen und die Konfiguration des Self-Check-in-Kiosks
- Speaker-, Aussteller- und Sponsorendaten sowie die Synchronisierungen mit Eventbrite, Cvent, RegFox, Constant Contact und Zapier
Häufige Fragen
Häufig gestellte Fragen zu GuestlistOnline vs. Whova.
Alle Vergleiche
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Quellen
- Whova – Datenschutzrichtlinie
- Whova — Wer bezahlt für Whova und wie viel es kostet
- Whova – Preise
- Whova-Blog — Preisvergleich von Event-Registrierungssoftware
- Whova – Funktionen der Event-Management-Software
- Whova — Kann ich Hintergrundbild, Icons oder Schriftarten der App ändern
- Whova — Unterstützt Whova andere Sprachen als Englisch
- Whova – Datensicherheit und Datenschutz
Geprüft am 2026-09-17. Etwas Veraltetes entdeckt? Schreiben Sie an go@guestlistonline.com und wir korrigieren es.