Kostenlose Vorlagen für Veranstalter
Tabellen, die wir selbst nutzen würden, wenn es die App nicht gäbe: Gästeliste, Anmeldeformular, RSVP-Liste und Einlassliste. Herunterladen, keine E-Mail-Adresse nötig.
Jede Vorlage hier ist eine echte Tabelle, die wir für Veranstalter gebaut haben, die danach gefragt haben: eine Hochzeitsplanerin, die eine Tischspalte wollte, ein Club-Promoter, der eine Einlassliste auf einer Seite brauchte, ein Unternehmen, das Anmeldungen pro Tickettyp zählen musste. Jede Datei öffnet sich in Excel, Google Sheets oder Numbers, hat ein Übersichtsblatt, das zählt, und eine Anleitungsseite, die jede Spalte erklärt.
Gästeliste Vorlage kostenlos (Excel, Google Sheets und CSV)
Eine übersichtliche Gästeliste mit den Spalten, die Veranstalter wirklich brauchen: Kontaktdaten, Gruppe oder Tag, Begleitpersonen, ob die Einladung raus ist, die Antwort und eine Spalte für den Einlass. Die Hochzeitsversion ergänzt Haushalte, Seite, Menüwahl, Tische, Geschenke und Dankeskarten. Beide enthalten ein Übersichtsblatt, das Zusagen, offene Antworten und Absagen zählt.
- Name, E-Mail, Telefon
- Gruppe / Tag
- Begleitpersonen
- Einladung gesendet
Anmeldeformular Vorlage für Veranstaltungen (Felder, Liste und Übersicht)
Zwei Dinge in einer Datei: die Liste der Felder, die ein Anmeldeformular abfragen sollte, mit Typ und Pflichtangabe, und das Blatt, in dem die Anmeldungen landen, mit Ticketart, Anzahl, Unverträglichkeiten, Einwilligung und Status. Nutzbar mit Google Forms, einem Papierformular oder als Bauplan für Ihre eigene Seite.
- Blatt Formularfelder
- Angemeldet am
- Ticketart und Tickets
- Status
RSVP Formular Vorlage: die richtigen Fragen und eine Liste für die Antworten
Ein RSVP-Formular braucht nur wenige Fragen, und diese Vorlage enthält sie: Zusage ja oder nein, wie viele Personen, Namen der Begleitung, Unverträglichkeiten, eine Nachricht und das Antwortdatum. Das Übersichtsblatt zeigt, wie viele geantwortet haben, wie viele kommen und wie viele Personen das insgesamt sind.
- Kommt
- Anzahl Personen
- Namen der Begleitung
- Unverträglichkeiten
Einlassliste Vorlage für Veranstaltungen (Check-in-Liste zum Drucken)
Eine Einlassliste für Papier oder Handy: Name, Ticketart, Ticketnummer, erwartete Begleitpersonen, eine Spalte Eingecheckt, die Uhrzeit und welcher Eingang oder Mitarbeiter eingelassen hat. Die Übersicht zählt, wie viele drin sind und wie viele fehlen. Vor Einlass nach Namen sortieren und jedem Eingang eine Kopie geben.
- Name und Ticketart
- Ticket-Nr.
- Begleitpersonen
- Eingecheckt und Uhrzeit
Tabelle oder App?
Eine Tabelle reicht, wenn eine Person die Liste führt, Gäste direkt bei Ihnen antworten und der Einlass eine gedruckte Liste mit Stift ist. Das deckt die meisten Abendessen, kleinen Feiern und Meetings bis etwa 50 Personen ab.
Sie reicht nicht mehr, wenn Gäste selbst antworten sollen, wenn zwei Personen gleichzeitig am Einlass stehen oder wenn jeder Gast ein Ticket braucht. Antworten aus Nachrichten in eine Tabelle abtippen und zwei Handys, die sich in einem geteilten Dokument gegenseitig überschreiben, sind die beiden Probleme, von denen wir am häufigsten hören.
GuestlistOnline erledigt dieselbe Arbeit ohne Abtippen: Gäste antworten auf einer RSVP-Seite, die Liste aktualisiert sich selbst, Einladungen und QR-Tickets gehen per E-Mail raus, und die Scanner-App checkt am Einlass ein. Kostenlos für Veranstaltungen bis 50 Gäste, und jede dieser Tabellen lässt sich als CSV importieren.
So nutzen Sie diese Vorlagen
- 1
Laden Sie die Excel-Datei herunter. Für Google Sheets: sheets.google.com öffnen, Datei, Importieren, Hochladen wählen und die Datei auswählen; die Formeln funktionieren weiter.
- 2
Löschen Sie die Beispielzeilen und tragen Sie Ihre Gäste ein, einen pro Zeile. Lassen Sie die Spaltenüberschriften stehen: das Übersichtsblatt braucht sie.
- 3
Füllen Sie die Statusspalten (eingeladen, Antwort, eingecheckt) aus, sobald Antworten kommen. Das Übersichtsblatt aktualisiert die Summen.
- 4
Drucken Sie die Liste nach Namen sortiert für den Einlass, oder exportieren Sie sie als CSV und importieren Sie sie in GuestlistOnline, wenn Gäste online antworten sollen.
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