Modelos gratuitos para organizadores
As folhas de cálculo que usaríamos se não tivéssemos a app: uma lista de convidados, um formulário de inscrição, um controlo de RSVP e uma lista para a porta. Descarregue sem deixar o e-mail.
Cada modelo aqui é uma folha de cálculo real que criámos para organizadores que a pediram: uma wedding planner que queria uma coluna de mesa, um promotor de clube que precisava de uma lista de porta numa só página, uma empresa que tinha de contar inscrições por tipo de bilhete. Cada ficheiro abre no Excel, Google Sheets ou Numbers, tem um separador de resumo que faz as contas e uma página de guia que explica cada coluna.
Modelo de lista de convidados gratuito (Excel, Google Sheets e CSV)
Uma lista de convidados limpa com as colunas que os organizadores realmente usam: contactos, grupo ou etiqueta, acompanhantes, se o convite já foi enviado, o RSVP e uma coluna de check-in para a porta. A versão para casamento acrescenta agregados, lado, escolha de menu, mesas, presentes e agradecimentos. Ambas incluem uma folha de resumo que conta por si os presentes, os pendentes e as recusas. Os cabeçalhos das colunas no ficheiro estão em inglês.
- Name, Email, Phone
- Group / tag
- Companions
- Invitation sent
Modelo de formulário de inscrição para eventos (campos, folha e resumo)
Duas coisas num só ficheiro: a lista de campos que um formulário de inscrição deve pedir, com tipo e obrigatoriedade, e a folha onde as inscrições caem, com tipo de bilhete, número de bilhetes, restrições alimentares, consentimento e estado. Use-o com Google Forms, um formulário em papel ou como planta da sua própria página. Os cabeçalhos das colunas no ficheiro estão em inglês.
- Separador Form fields
- Registered on
- Ticket type e Tickets
- Status
Modelo de formulário RSVP: o que perguntar e uma folha para acompanhar as respostas
Um formulário RSVP só precisa de um punhado de perguntas, e este modelo tem-nas: presença sim ou não, quantas pessoas, nomes dos acompanhantes, restrições alimentares, uma mensagem e a data da resposta. A folha de resumo diz-lhe quantos responderam, quantos vêm e quantas pessoas são no total. Os cabeçalhos das colunas no ficheiro estão em inglês.
- Attending
- Number of guests
- Companion names
- Dietary needs
Modelo de folha de check-in para eventos (lista de porta para imprimir)
Uma lista de porta que funciona em papel ou no telemóvel: nome, tipo de bilhete, ID do bilhete, acompanhantes esperados, uma coluna Checked in, a hora e que porta ou membro do staff deu entrada. O resumo conta quantos estão dentro e quantos ainda não chegaram. Ordene por nome antes de abrir e entregue uma cópia a cada entrada. Os cabeçalhos das colunas no ficheiro estão em inglês.
- Name e Ticket type
- Ticket ID
- Companions
- Checked in e Time
Folha de cálculo ou app?
Uma folha de cálculo chega quando uma só pessoa mantém a lista, os convidados respondem diretamente a si e a porta é uma lista impressa com uma caneta. Isso cobre a maioria dos jantares, festas pequenas e reuniões até cerca de 50 pessoas.
Deixa de chegar quando os convidados devem responder sozinhos, quando duas pessoas estão na porta ao mesmo tempo ou quando cada convidado precisa de um bilhete. Copiar respostas de mensagens para uma folha, e dois telemóveis a sobrescreverem-se num documento partilhado, são os dois problemas de que mais ouvimos falar.
A GuestlistOnline faz o mesmo trabalho sem copiar: os convidados respondem numa página RSVP, a lista atualiza-se sozinha, convites e bilhetes QR saem por e-mail e a app de leitura faz o check-in à porta. É grátis para eventos até 50 convidados, e pode importar qualquer uma destas folhas como CSV para começar.
Como usar estes modelos
- 1
Descarregue o ficheiro Excel. Para Google Sheets, abra sheets.google.com, escolha Ficheiro, Importar, Carregar e selecione o ficheiro; as fórmulas continuam a funcionar.
- 2
Apague as linhas de exemplo e adicione os seus convidados, um por linha. Mantenha os cabeçalhos das colunas: o separador de resumo depende deles.
- 3
Preencha as colunas de estado (convidado, RSVP, check-in) à medida que chegam respostas. O separador de resumo atualiza os totais.
- 4
Imprima a lista ordenada por nome para a porta, ou exporte-a como CSV e importe-a na GuestlistOnline quando quiser que os convidados respondam online.
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