Gratis templates voor organisatoren
Spreadsheets die we zelf zouden gebruiken als we de app niet hadden: een gastenlijst, een aanmeldformulier, een RSVP-tracker en een deurlijst. Downloaden, geen e-mailadres nodig.
Elke template hier is een echte spreadsheet die we maakten voor organisatoren die erom vroegen: een bruiloftsplanner die een tafelkolom wilde, een clubpromoter die een deurlijst nodig had die op één pagina past, een bedrijf dat aanmeldingen per tickettype moest tellen. Elk bestand opent in Excel, Google Sheets of Numbers, heeft een overzichtstab die het tellen doet en komt met een handleidingspagina die elke kolom uitlegt.
Gratis gastenlijst-template (Excel, Google Sheets en CSV)
Een overzichtelijke gastenlijst met de kolommen die organisatoren echt gebruiken: contactgegevens, groep of tag, introducés, of de uitnodiging is verstuurd, de RSVP en een check-in kolom voor de deur. De bruiloftsversie voegt huishoudens, kant, menukeuze, tafels, cadeaus en bedankjes toe. Beide hebben een overzichtstab die aanwezig, in afwachting en afgezegd voor je telt. De kolomnamen in het bestand zijn in het Engels.
- Name, Email, Phone
- Group / tag
- Companions
- Invitation sent
Aanmeldformulier-template voor evenementen (velden, sheet en overzicht)
Twee dingen in één bestand: de lijst met velden die een aanmeldformulier moet vragen, met type en of het verplicht is, en de sheet waar aanmeldingen in terechtkomen, met tickettype, aantal tickets, dieetwensen, toestemming en status. Gebruik het met Google Forms, een papieren formulier of als blauwdruk voor je eigen pagina. De kolomnamen in het bestand zijn in het Engels.
- Tab Form fields
- Registered on
- Ticket type en Tickets
- Status
RSVP-formulier template: welke vragen je stelt en een sheet om reacties bij te houden
Een RSVP-formulier heeft maar een handvol vragen nodig, en die zitten in deze template: aanwezig ja of nee, hoeveel personen, namen van introducés, dieetwensen, een bericht en de datum van de reactie. De overzichtstab vertelt je hoeveel mensen hebben gereageerd, hoeveel er komen en om hoeveel personen dat in totaal gaat. De kolomnamen in het bestand zijn in het Engels.
- Attending
- Number of guests
- Companion names
- Dietary needs
Check-in lijst template voor evenementen (printbare deurlijst)
Een deurlijst die op papier of op een telefoon werkt: naam, tickettype, ticket-ID, verwachte introducés, een kolom Checked in, de tijd en welke deur of medewerker de gast heeft binnengelaten. Het overzicht telt hoeveel mensen binnen zijn en hoeveel nog niet zijn aangekomen. Sorteer op naam voordat de deuren opengaan en geef elke ingang een kopie. De kolomnamen in het bestand zijn in het Engels.
- Name en Ticket type
- Ticket ID
- Companions
- Checked in en Time
Spreadsheet of app?
Een spreadsheet is genoeg als één persoon de lijst bijhoudt, gasten rechtstreeks aan jou antwoorden en de deur een geprinte lijst met een pen is. Dat dekt de meeste diners, kleine feesten en bijeenkomsten tot zo'n 50 personen.
Het is niet meer genoeg als gasten zelf moeten antwoorden, als twee mensen tegelijk aan de deur staan of als elke gast een ticket nodig heeft. Antwoorden uit berichtjes overtypen in een sheet, en twee telefoons die elkaar overschrijven in een gedeeld document, zijn de twee problemen die we het vaakst horen.
GuestlistOnline doet hetzelfde werk zonder overtypen: gasten antwoorden op een RSVP-pagina, de lijst werkt zichzelf bij, uitnodigingen en QR-tickets gaan per e-mail en de scanner-app checkt mensen in aan de deur. Gratis voor evenementen tot 50 gasten, en je kunt elk van deze spreadsheets als CSV importeren om te beginnen.
Zo gebruik je deze templates
- 1
Download het Excel-bestand. Voor Google Sheets: open sheets.google.com, kies Bestand, Importeren, Uploaden en kies het bestand; de formules blijven werken.
- 2
Verwijder de voorbeeldrijen en voeg je gasten toe, één per rij. Laat de kolomkoppen staan: de overzichtstab rekent erop.
- 3
Vul de statuskolommen (uitgenodigd, RSVP, ingecheckt) in zodra reacties binnenkomen. De overzichtstab werkt de totalen bij.
- 4
Print de lijst gesorteerd op naam voor de deur, of exporteer als CSV en importeer in GuestlistOnline als je wilt dat gasten online antwoorden.
Klaar om je evenementbeheer te stroomlijnen?
Sluit je aan bij organisatoren in 12 landen die hun gastenlijst op GuestlistOnline draaien. Begin in minuten, geen creditcard nodig.
Just one event? Get started free →