Modèles gratuits pour organisateurs
Les tableurs que nous utiliserions nous-mêmes sans l'application : une liste d'invités, un formulaire d'inscription, un suivi des RSVP et une liste pour l'entrée. À télécharger, sans adresse e-mail.
Chaque modèle ici est un vrai tableur construit pour des organisateurs qui l'ont demandé : une organisatrice de mariage qui voulait une colonne de table, un promoteur de club qui avait besoin d'une liste d'entrée tenant sur une page, une entreprise qui devait compter les inscriptions par type de billet. Chaque fichier s'ouvre dans Excel, Google Sheets ou Numbers, a un onglet récapitulatif qui fait les comptes et une page guide qui explique chaque colonne.
Modèle de liste d'invités gratuit (Excel, Google Sheets et CSV)
Une liste d'invités claire avec les colonnes que les organisateurs utilisent vraiment : coordonnées, groupe ou étiquette, accompagnants, invitation envoyée ou non, RSVP et une colonne de check-in pour l'entrée. La version mariage ajoute les foyers, le côté, le choix de menu, les tables, les cadeaux et les remerciements. Les deux incluent un onglet récapitulatif qui compte pour vous les présents, les en attente et les refus. Les en-têtes de colonnes du fichier sont en anglais.
- Name, Email, Phone
- Group / tag
- Companions
- Invitation sent
Modèle de formulaire d'inscription à un événement (champs, feuille et récapitulatif)
Deux choses en un fichier : la liste des champs qu'un formulaire d'inscription doit demander, avec le type et le caractère obligatoire, et la feuille où arrivent les inscriptions, avec type de billet, nombre de billets, régime, consentement et statut. Utilisez-le avec Google Forms, un formulaire papier, ou comme plan de votre propre page. Les en-têtes de colonnes du fichier sont en anglais.
- Onglet Form fields
- Registered on
- Ticket type et Tickets
- Status
Modèle de formulaire RSVP : les questions à poser et une feuille de suivi des réponses
Un formulaire RSVP n'a besoin que de quelques questions, et ce modèle les contient : présence oui ou non, nombre de personnes, noms des accompagnants, régime, un message et la date de la réponse. L'onglet récapitulatif vous dit combien ont répondu, combien viennent et combien de personnes cela représente au total. Les en-têtes de colonnes du fichier sont en anglais.
- Attending
- Number of guests
- Companion names
- Dietary needs
Modèle de feuille de check-in pour événement (liste d'entrée imprimable)
Une liste d'entrée qui fonctionne sur papier ou sur téléphone : nom, type de billet, ID du billet, accompagnants attendus, une colonne Checked in, l'heure et quelle porte ou quel membre du personnel a laissé entrer. Le récapitulatif compte combien sont entrés et combien ne sont pas encore arrivés. Triez par nom avant l'ouverture et donnez une copie à chaque entrée. Les en-têtes de colonnes du fichier sont en anglais.
- Name et Ticket type
- Ticket ID
- Companions
- Checked in et Time
Tableur ou application ?
Un tableur suffit quand une seule personne tient la liste, que les invités vous répondent directement et que l'entrée est une liste imprimée avec un stylo. Cela couvre la plupart des dîners, petites fêtes et réunions jusqu'à environ 50 personnes.
Il ne suffit plus quand les invités doivent répondre eux-mêmes, quand deux personnes gèrent l'entrée en même temps, ou quand chaque invité a besoin d'un billet. Recopier les réponses des SMS dans une feuille, et deux téléphones qui s'écrasent mutuellement sur un document partagé, sont les deux problèmes dont on nous parle le plus.
GuestlistOnline fait le même travail sans recopie : les invités répondent sur une page RSVP, la liste se met à jour seule, les invitations et billets QR partent par e-mail, et l'application de scan enregistre les arrivées à l'entrée. C'est gratuit jusqu'à 50 invités, et vous pouvez importer n'importe lequel de ces tableurs en CSV pour commencer.
Comment utiliser ces modèles
- 1
Téléchargez le fichier Excel. Pour Google Sheets, ouvrez sheets.google.com, choisissez Fichier, Importer, Importer un fichier et sélectionnez le fichier ; les formules continuent de fonctionner.
- 2
Supprimez les lignes d'exemple et ajoutez vos invités, un par ligne. Gardez les en-têtes de colonnes : l'onglet récapitulatif en dépend.
- 3
Remplissez les colonnes de statut (invité, RSVP, arrivé) au fil des réponses. L'onglet récapitulatif met les totaux à jour.
- 4
Imprimez la liste triée par nom pour l'entrée, ou exportez-la en CSV et importez-la dans GuestlistOnline quand vous voulez que les invités répondent en ligne.
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