Plantillas gratis para organizadores
Las hojas de cálculo que usaríamos nosotros si no tuviéramos la app: una lista de invitados, un formulario de inscripción, un seguimiento de RSVP y una lista para la puerta. Descarga sin dejar tu correo.
Cada plantilla de aquí es una hoja de cálculo real que creamos para organizadores que la pidieron: una planificadora de bodas que quería una columna de mesa, un promotor de club que necesitaba una lista de puerta que cupiera en una página, una empresa que tenía que contar inscripciones por tipo de entrada. Cada archivo se abre en Excel, Google Sheets o Numbers, tiene una pestaña de resumen que hace las cuentas y una página de guía que explica cada columna.
Plantilla de lista de invitados gratis (Excel, Google Sheets y CSV)
Una lista de invitados limpia con las columnas que los organizadores usan de verdad: datos de contacto, grupo o etiqueta, acompañantes, si la invitación ya se envió, el RSVP y una columna de check-in para la puerta. La versión para bodas añade hogares, lado, menú, mesas, regalos y agradecimientos. Las dos incluyen una pestaña resumen que cuenta por ti los que asisten, los pendientes y los que declinan. Los encabezados de las columnas del archivo están en inglés.
- Name, Email, Phone
- Group / tag
- Companions
- Invitation sent
Plantilla de formulario de inscripción para eventos (campos, hoja y resumen)
Dos cosas en un archivo: la lista de campos que debe pedir un formulario de inscripción, con tipo y si es obligatorio, y la hoja donde caen las inscripciones, con tipo de entrada, número de entradas, necesidades dietéticas, consentimiento y estado. Úsalo con Google Forms, un formulario en papel o como plano para tu propia página. Los encabezados de las columnas del archivo están en inglés.
- Pestaña Form fields
- Registered on
- Ticket type y Tickets
- Status
Plantilla de formulario RSVP: qué preguntar y una hoja para seguir las respuestas
Un formulario RSVP solo necesita un puñado de preguntas, y esta plantilla las tiene: asiste sí o no, cuántas personas, nombres de acompañantes, necesidades dietéticas, un mensaje y la fecha de la respuesta. La pestaña resumen te dice cuántos han respondido, cuántos vienen y cuántas personas son en total. Los encabezados de las columnas del archivo están en inglés.
- Attending
- Number of guests
- Companion names
- Dietary needs
Plantilla de hoja de check-in para eventos (lista de puerta imprimible)
Una lista de puerta que funciona en papel o en el móvil: nombre, tipo de entrada, ID de entrada, acompañantes esperados, una columna Checked in, la hora y qué puerta o miembro del personal dio acceso. El resumen cuenta cuántos han entrado y cuántos no han llegado. Ordena por nombre antes de abrir y entrega una copia a cada acceso. Los encabezados de las columnas del archivo están en inglés.
- Name y Ticket type
- Ticket ID
- Companions
- Checked in y Time
¿Hoja de cálculo o app?
Una hoja de cálculo basta cuando una sola persona lleva la lista, los invitados te responden directamente y la puerta es una lista impresa con un bolígrafo. Eso cubre la mayoría de cenas, fiestas pequeñas y reuniones de hasta unas 50 personas.
Deja de bastar cuando los invitados deben responder por sí mismos, cuando dos personas atienden la puerta a la vez o cuando cada invitado necesita una entrada. Copiar respuestas de mensajes a una hoja, y dos móviles sobrescribiéndose en un documento compartido, son los dos problemas que más nos cuentan.
GuestlistOnline hace el mismo trabajo sin copiar nada: los invitados responden en una página RSVP, la lista se actualiza sola, las invitaciones y entradas QR salen por correo y la app de escaneo registra la entrada en la puerta. Es gratis para eventos de hasta 50 invitados, y puedes importar cualquiera de estas hojas como CSV para empezar.
Cómo usar estas plantillas
- 1
Descarga el archivo Excel. Para Google Sheets, abre sheets.google.com, elige Archivo, Importar, Subir y selecciona el archivo; las fórmulas siguen funcionando.
- 2
Borra las filas de ejemplo y añade tus invitados, uno por fila. Mantén los encabezados de columna: la pestaña de resumen depende de ellos.
- 3
Rellena las columnas de estado (invitado, RSVP, registrado) a medida que llegan respuestas. La pestaña de resumen actualiza los totales.
- 4
Imprime la lista ordenada por nombre para la puerta, o expórtala como CSV e impórtala en GuestlistOnline cuando quieras que los invitados respondan online.
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