Firmen-Sommerfest für 300 Gäste: Von der Einladung bis zum Check-in

Das Szenario: 300 Gäste, ein Sommerfest, sechs Wochen Zeit

Das jährliche Firmensommerfest steht an. 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter plus Partner sind eingeladen. Die Office Managerin – nennen wir sie Sandra – sitzt am Schreibtisch mit einer Aufgabenliste, die länger wird je länger sie draufschaut:

• Einladungen erstellen und versenden
• Rückmeldungen einsammeln – und nachfassen
• Diätwünsche und Allergien erfassen und ans Catering weitergeben
• Plus-Ones verwalten: Wer bringt wen mit?
• Am Veranstaltungstag: 300 Gäste schnell und professionell einchecken
• Hinterher: Teilnahmequote für den Geschäftsbericht

In vielen Unternehmen läuft das über Excel-Tabellen, E-Mail-Ketten und handschriftliche Listen am Eingang. Das muss nicht sein. Dieser Guide zeigt, wie Sandra – und jede andere Person in ähnlicher Rolle – das Sommerfest mit GuestlistOnline effizient und stressfrei von Anfang bis Ende organisiert.

Der Zeitplan: 6 Wochen vor dem Event bis zum Tag danach

6 Wochen vor dem Event: Einladungsseite einrichten

Bevor die erste Einladung rausgeht, wird die Veranstaltung in GuestlistOnline angelegt. Das dauert rund 20 Minuten:

1. Event erstellen – Titel (z.B. „Sommerfest 2026 – Muster GmbH"), Datum, Uhrzeit, Venue-Adresse, kurze Beschreibung, optionales Bild.
2. RSVP-Seite gestalten – Aus 9 Vorlagen wählen. Für Firmenevents empfiehlt sich „Corporate" oder „Modern". Unternehmenslogo und -farben lassen sich einbinden.
3. Anmeldefelder konfigurieren – Für ein Sommerfest mit Catering sind folgende Felder sinnvoll:
   • Abteilung (Dropdown)
   • Kommt eine Begleitung? (Ja/Nein)
   • Name der Begleitung (Textfeld, bedingt angezeigt)
   • Diätwünsche (Multi-Select: vegetarisch, vegan, glutenfrei, laktosefrei, Nussallergie, sonstiges)
   • Anmerkungen (offenes Textfeld)
4. Kapazitätslimit setzen – 300 Plätze eintragen. Die Anmeldung schließt automatisch bei Erreichen der Kapazität.
5. Bestätigungs-E-Mail anpassen – Text, Betreff und den QR-Code für den Einlass konfigurieren. Der QR-Code wird automatisch mit der Bestätigung verschickt.

Die Einladungsseite hat jetzt eine eigene URL, die per E-Mail, Intranet-Beitrag oder Teamskanal geteilt werden kann.

6 Wochen vor dem Event: Einladungen versenden

GuestlistOnline bietet zwei Wege:

• E-Mail-Einladung direkt über die Plattform – Mitarbeiterliste als CSV importieren, E-Mail-Vorlage anpassen, versenden. Jede Einladung enthält einen personalisierten Anmeldelink.
• Einladungslink teilen – Den Link in einer Team-E-Mail, im Intranet oder in einem Slack/Teams-Channel posten. Gäste melden sich selbst an.

Für interne Firmenevents ist der geteilte Link oft der einfachere Weg, da keine Mailingliste gepflegt werden muss.

4 Wochen vor dem Event: RSVP-Tracking und Nachfassen

Im Dashboard sieht Sandra den Anmeldestatus in Echtzeit:

• Bestätigte Gäste: 147
• Ausstehende Antworten: 153
• Abgesagt: 12

Wer sich noch nicht gemeldet hat, bekommt eine automatische Erinnerungsmail – einmal 2 Wochen vor der RSVP-Deadline und einmal direkt am Deadline-Tag. Sandra muss nicht manuell nachfassen.

2 Wochen vor dem Event: Diätwünsche auswerten und ans Catering übergeben

Über den CSV-Export lädt Sandra die vollständige Gästeliste herunter. Die Spalte „Diätwünsche" enthält alle Angaben strukturiert und filterbar:

• Vegetarisch: 34 Personen
• Vegan: 18 Personen
• Glutenfrei: 9 Personen
• Nussallergie: 6 Personen

Diese Tabelle geht direkt ans Cateringunternehmen – keine manuelle Zusammenfassung von E-Mails, keine Rückfragen, keine Fehler.

Gleichzeitig weiß Sandra durch die Plus-One-Angaben, wie viele Personen tatsächlich erscheinen werden: Aus 247 Anmeldungen werden 263 Gäste, weil 16 Personen eine Begleitung mitbringen.

1 Woche vor dem Event: Finale Vorbereitung

• RSVP-Deadline schließen – Neue Anmeldungen manuell genehmigen oder schließen.
• Team für den Check-in einrichten – 3–4 Kolleginnen und Kollegen als Door Manager einladen. Sie erhalten Zugang nur zur Check-in-Funktion, nicht zu anderen Eventdaten.
• GO Scanner testen – Die PWA auf jedem Gerät installieren (iOS und Android, kein App-Download nötig – einfach scanner.guestlistonline.com im Browser öffnen und zum Home-Bildschirm hinzufügen). Offline-Modus testen: Gerät in den Flugzeugmodus setzen und einen Test-QR-Code scannen.
• Erinnerungs-Mail versenden – Veranstaltungsdetails, Parkplatz-Info, Start-Uhrzeit.

Am Veranstaltungstag: Reibungsloser Check-in für 300 Gäste

Am Tag des Sommerfests stehen 4 Check-in-Stationen bereit – jede mit einem Smartphone oder Tablet. Die Empfehlung für 300 Gäste mit einem 30-minütigen Einlassfenster:

• 4 Stationen à 75 Gäste = rund 1–2 Sekunden pro Scan
• Alle Geräte synchronisieren sich in Echtzeit – wer an Station 1 eingecheckt wird, kann nicht auch an Station 3 erscheinen
• Gäste ohne QR-Code (vergessen, Handy leer) werden per Namens- oder E-Mail-Suche gefunden
• Walk-ins können direkt an der Tür hinzugefügt werden

Das Dashboard zeigt Sandra während des Events live: 187 eingecheckt, 43 noch erwartet, 4 Kurzfristig-Absagen. Kein Rätselraten, kein Abzählen.

Nach dem Event: Auswertung und Nachbericht

Innerhalb von 24 Stunden nach dem Event liegen folgende Daten vor:

• Teilnahmequote: 247 angemeldet, 231 erschienen (93,5 %)
• Abteilungsauswertung (sofern Abteilung als Anmeldefeld erfasst wurde)
• No-Show-Rate: 6,5 %

Diese Zahlen gehen direkt in den Eventbericht an die Geschäftsführung – ohne manuelle Auswertung.

Vorher vs. Nachher: Mit und ohne GuestlistOnline

Kosten: Was kostet GuestlistOnline für ein Firmensommerfest?

Für ein einzelnes Event mit unbegrenzten Gästen und bis zu 5 Teammitgliedern (Door Manager) fällt der Per-Event-Tarif an: einmalig €19,99.

Wer mehrere Firmenevents pro Jahr plant (Sommerfest, Weihnachtsfeier, Abteilungs-Kickoffs), rechnet sich das Pro-Abo besser: €29/Monat oder €249/Jahr (7-tägige Testphase inklusive). Das Pro-Abo umfasst unbegrenzte Events, unbegrenzte Gäste und bis zu 10 Teammitglieder.

Das Event ist kostenlos, wenn es sich um eine interne Veranstaltung ohne Ticketverkauf handelt – Platzhalterfunktion, QR-Check-in und alle Kernfunktionen sind im kostenlosen Tarif für bis zu 50 Gäste enthalten. Für 300 Gäste ist der Per-Event-Tarif erforderlich.

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Häufig gestellte Fragen

Wie früh sollte man mit der Planung eines Firmensommerfests beginnen?

Für eine Veranstaltung mit 200–300 Gästen empfehlen sich mindestens 8–10 Wochen Vorlaufzeit. Die Einladungen sollten 6 Wochen vor dem Event versendet werden, die RSVP-Deadline liegt idealerweise 2 Wochen vorher.

Wie verwalte ich Diätwünsche für 300 Gäste?

Über GuestlistOnline können Diätwünsche (vegetarisch, vegan, glutenfrei, Allergien) direkt im RSVP-Formular abgefragt werden. Die Auswertung erfolgt per CSV-Export, den ihr direkt an das Cateringunternehmen weitergebt – ohne manuelle Zusammenfassung.

Wie läuft der Check-in bei 300 Gästen reibungslos ab?

Mit QR-Code-Check-in über den GO Scanner (PWA, kein App-Download nötig) können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Gäste einchecken. Die Geräte synchronisieren sich in Echtzeit – Doppel-Check-ins sind ausgeschlossen. Bei 300 Gästen empfehlen sich 3–4 Check-in-Stationen.

Was kostet GuestlistOnline für ein Event mit 300 Gästen?

Der Per-Event-Tarif kostet €19,99 einmalig für ein Event mit unbegrenzten Gästen und bis zu 5 Teammitgliedern. Das Pro-Abo (€29/Monat oder €249/Jahr) ist sinnvoll bei mehreren Events pro Jahr.

Kann ich Plus-Ones (Partner) bei der Anmeldung erfassen?

Ja. GuestlistOnline unterstützt Plus-One-Verwaltung direkt im Anmeldeformular. Gäste können den Namen ihrer Begleitung angeben, und Diätwünsche können auch für die Begleitung abgefragt werden.

Ist GuestlistOnline DSGVO-konform für Mitarbeiterdaten?

Ja. Alle Daten werden auf EU-Servern verarbeitet und gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) steht für Unternehmenskunden auf Anfrage zur Verfügung. Details unter guestlistonline.com/dpa.

Häufig gestellte Fragen